يعد السفر على المستوى الدولي، بالنسبة لأكثرية الشركات الناشئة، جزءً أساسيًا من أعمالها. كثرة السفر والتنقل، على الرغم من أنه مهمة شاقة، لكنه مفيد جدًا. إذا كان عملك يعد عالميًا وعملائك منتشرون في جميع أنحاء العالم فهذا ببساطة ما عليك القيام به لتحقيق النجاح.
عادة ما تكون ميزانية السفر للشركة الناشئة الصغيرة محدودة، لذلك يجب إختيار رحلات العمل بعناية فائقة، التخطيط لها جيدًا وتنفيذها بدقة .
لسوء الحظ، العديد من رواد الأعمال يضيعون وقتًا ثمينًا ويبذرون أموالًا طائلة في رحلات أعمال غير فعالة ويتفاجئون لاحقًا أنهم لم يحققوا أي إنجاز أو تقدم لشركتهم الناشئة خاصة إذا كانت هذه فرصتهم الوحيدة للفت نظر وكسب ثقة شركاء محتملين.
فيما يلي قائمة ببعض النصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات العمل الدولية.
١- ضع أهدافا واضحة يمكنك تحقيقها
قبل الذهاب في رحلة عمل، ضع أهدافًا واضحة ومنطقية للاجتماع المخطط له .
قد لا يكون من المنطق توقع إنتهاء الإجتماع الأول بعقد عمل و الحصول على ما تريد، ولكن تأكد من أنك تعي بالفعل ما تأمل تحقيقه، سواء كان ذلك خطاب نوايا، جمع معلومات أو عملاء متوقعين مهمين. وجود أهداف واضحة محددة مسبقًا يساعدك على توجيه الإجتماع في الإتجاه الصحيح.
٢- تحديد الوقت المناسب
كن حريصًا وتأكد من أن الجميع على اطلاع ومعرفة بتاريخ الإجتماع، وقته وموقعه. لا تنسى إرسال دعوة إلى كل شخص يهمك حضوره ومشاركته في الإجتماع وتأكد من أنه يريد الحضور.
لا تكتفي برسالة عبر البريد الإلكتروني. ربما لن يتسنى للمتلقين التي ترغب بمشاركتهم قراءة الرسالة أو انهم لم يقوموا بإدخال الاجتماع الى جدول أعمالهم . أترك دائما وقتًا كافيًا بين الاجتماعات ، توقع أن يحصل تأخير، توقع أن تبدأ الاجتماعات متأخرة وتنتهي متأخرة. خذ بعين الاعتبار حركة المرور ولا تتأخر.
٣- كن دائمًا على استعداد
أرسل إلى كل شخص متوقع حضورالإجتماع موادك التسويقية أو أي مستندات أخرى لها صلة بالاجتماع. اطلع جيدًا على كل ما يتعلق بالشركات التي تلتقي بممثليها ؛ اختصاصها، ما الذي تحتاجه، ماذا ينقصها، ومن هم شركائها ومستخدميها . ناهيك عن أنك بحاجة الى معرفة أدق التفاصيل حول عملك و صناعتك.
٤- حدد عناصر العمل
من المهم جدًا التحقق من الأهداف التي حددتها مسبقًا والتي تم تنفيذها وتعيين عناصر العمل الناتجة عن المواضيع التي تمت مناقشتها في الاجتماع . تذكر دائمًا أن أي عنصر عمل مهما بدا لك تافهًا أو تقنيًا بحتًا مثل إرسال تفاصيل الإتصال المطلوبة يمكن أن يمثل بداية علاقة عمل جديدة .
٥- المتابعة
لا أبالغ في الحديث عن أهمية إرسال بريد إلكتروني مصاغ بطريقة جيدة للمتابعة. يجب الحرص على إرسالها في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع ، يفضل أن يكون في نفس اليوم او بحد أقصى اليوم التالي. رسالة متابعة تحتوي على بعض المجاملات، تلخيص عناصر العمل، و التذكير بالأهداف . شركاؤك المحتملون في العمل لا يضعون شركتك الناشئة في جدول أولوياتهم، لكي تحصل على العمل و تحقيق أهدافك عليك دائمًا بذل الكثير من الجهد لتحقيق الغاية.
